Secretária(o de Direção | Ofertas de Emprego

Secretária(o) de Direção

Publicado 25-09-2024

Local: Lisboa

O que oferecemos:

Oportunidade de integrar uma instituição recente, credível e com desafios importantes;
Remuneração a acordar de acordo com a experiência profissional;
Desenvolvimento profissional e pessoal.

Atividades:

Apoio e secretariado administrativo da Direção;
Contacto e atendimento telefónico ou presencial;
Gestão de correspondência física e eletrónica;
Controlo de faturas e respetiva validação para envio à Contabilidade;
Preparar, organizar e submeter à Direção os documentos aplicáveis;
Gestão de bases de dados e de documentação;
Gestão do arquivo físico e/ ou digital da documentação, conforme procedimentos em vigor;
Preparação e gestão da agenda dos membros da Direção;
Agendamento de reuniões envolvendo elaboração e gestão de mailing lists, preparação de agendas e de convocatórias;
Marcação de viagens e de alojamento para deslocações;
Apoio logístico e administrativo às reuniões a cargo da Direção;
Apoio logístico e administrativo na preparação de eventos da instituição, incluindo envio e controlo de convites;
Manutenção da organização do arquivo, no âmbito dos assuntos e do apoio à Direção.

Requisitos:

Profissional com sólida experiência profissional e capaz de cumprir as tarefas e requisitos;
Experiência em secretariado ou similares (obrigatório);
Comprovada capacidade de comunicação, oral e escrita;
Domínio das ferramentas Office (Outlook, Word, PowerPoint e Excel) na ótica do utilizador;
Domínio escrito e oral da língua inglesa como utilizador independente (obrigatório) e de outro idioma (valorizado);
Forte capacidade de atenção ao detalhe e pormenor;
Postura autónoma, proactiva e resiliente;
Forte capacidade de análise e organização;
Sentido de responsabilidade, maturidade, idoneidade, e motivação para trabalho em equipa;
Disponibilidade imediata (obrigatório).