Office Manager

Publicado 21-03-2022

Wisdom Revelation Unipessoal Lda

Lisboa Lisboa (Administração / Secretariado)


Office Manager - Descrição de Funções

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THE LUCK FACTORY é uma equipa de especialistas em TI, marketing, publicidade e atividades de promoção. Uma equipa de pessoas experientes, trabalhadoras e criativas a quem nunca faltam ideias que funcionam melhor para o seu negócio. Como uma empresa inovadora de desenvolvimento de software, The Luck Factory navega no cenário de negócios por meio do conhecimento do setor e dos recursos digitais.

Combinamos estratégias de transformação digital orientadas para resultados e engenharia de dados em escala. Sendo um provedor de serviços de TI agnóstico em tecnologia, aconselhamos e implementamos as melhores soluções de negócios empresariais para ajudar a concretizar a sua estratégia digital.

Estamos à procura de um Office Manager extrovertido e altamente motivado para lidar com nossos problemas diários de gerenciamento de escritório. O Office Manager desempenha um papel fundamental na otimização da experiência positiva dos funcionários no escritório.

Para ter sucesso, deve ser capaz de mostrar empatia e ter excelentes habilidades de comunicação.

Esta posição é a tempo inteiro e no escritório.

Como Office Manager, será a pessoa responsável por garantir que tudo corre bem, agindo de acordo com os procedimentos e implementando-os para alcançar a eficiência organizacional e nutrir um ambiente de trabalho agradável para a equipe.
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Esta é uma posição temporária para substituição de licença maternidade até pelo menos o final deste ano, mas dependendo do sucesso do projeto/função, pode haver oportunidades de emprego futuro.
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Habilidades/conhecimentos necessários para o cargo:

  • Mínimo de 2 anos de experiência em Office Management numa empresa de médio porte
  • Boa comunicação verbal e escrita de nível nativo em português
  • Francês fluente é uma forte vantagem
  • Inglês fluente é obrigatório!
  • Bons conhecimentos de Microsoft Word e Excel.
  • Boa comunicação interpessoal e construção de relacionamento. Boa capacidade de organização e análise.
  • Seja bom em gerenciamento de tempo e trabalhe bem em um ambiente de estudo em ritmo acelerado.
  • Aprendizado adaptável e rápido que gosta de lidar com uma grande variedade de problemas.
  • Ter uma atitude positiva e estar disposto a aprender novas habilidades!
  • Conhecimentos de Contabilidade básica é um forte plus!

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Responsabilidades principais:
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  • Gerir o abastecimento total do escritório de Lisboa e garantir a encomenda/entrega atempadamente com base nas necessidades do escritório (água, café, artigos informáticos, etc)
  • Fornecer suporte administrativo e auxiliar o Gestor de Operações de RH da nossa equipe de RH
  • Gerenciar a administração de despesas de escritório e ciclos de faturaçao
  • Gerenciar relacionamentos com vendedores e fornecedores e garantir que a Empresa recebe as melhores ofertas dos fornecedores
  • Assumir a gestão completa na entrega de almoços diários para os funcionários nas instalações da empresa
  • Auxiliar no planeamento de eventos da equipe e fazer pesquisas de vários locais para obter as melhores cotações
  • Pesquisar e fornecer informações sobre os melhores fornecedores para diversos serviços (agências de viagens, telecomunicações, catering, manutenção de escritórios, fornecedores de água etc.).
  • Administrar materiais de TI e manter a listagem de inventário actualizada, garantir que cada item de TI tem o seu número de registro e devidamente rastreado
  • Auxiliar os colegas sempre que necessário
  • Apoiar o RH em várias tarefas administrativas e de recrutamento; auxiliar na pesquisa de candidatos locais, agendamento de entrevistas, fornecer suporte total à integração de novos funcionários e ajudar no offboarding
  • Fazer as deslocações necessárias aos fornecedores locais para comprar os materiais necessários como Worten, Colombo, Vasco da Gama, etc
  • Usar muitos chapéus; somos uma startup e muitas vezes precisamos de ajuda em várias áreas à medida que crescemos
  • Lidar com problemas do dia-a-dia (ar condicionado avariado, problemas de eletricidade, canalização...)
  • Auxiliar no processo de contratação de novos funcionários
  • Ajudar a lidar na integração e demissão de funcionários
  • Garantir que o escritório e os funcionários tenham tudo o que é necessário para um ambiente de trabalho confortável
  • Monitorizar e garantir que o Escritório esteja em conformidade com todos os regulamentos COVID atuais, conforme instruído pela Equipe de RH

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O que nós oferecemos:

  • Férias pagas - 25 dias por ano
  • Presente de aniversário pessoal e bolo
  • Presente de aniversário da empresa
  • Almoços gratuitos no escritório de segunda a sexta
  • Evento beer friday
  • Edifícios de equipe trimestrais
  • Eventos semestrais de equipe
  • Plano de saúde
  • Subsídio de bem estar anual

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Tipo de oferta: Período Integral, Temporário or Contrato de trabalho e termo certo
Duração do contrato: 8 meses

Salário: 15.000,00? - 17.500,00? por mês

Benefícios:

  • Seguro saúde
  • Subsídio de transporte

Horário de trabalho:

  • Turno de 8 horas

Remuneração suplementar:

  • Décimo terceiro salário
  • Subsídio de Natal

Possibilidade de deslocação diária/mudança de residência:

  • Lisboa, Distrito de Lisboa: Deslocar-se ou estar disposto a mudar-se para o local da oferta antes de começar a trabalhar (Preferencial)

Experiência:

  • Office Management: 2 anos (Obrigatório)

Prazo de candidatura: 31-03-2022
Data de início prevista: 15-04-2022