ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Iberdrola Renewables Portugal busca pessoa organizada, eficiente e proativa para integrar a equipe de renováveis sediada em Lisboa. O candidato atuará como assistente administrative e será responsável pela organizaçao do dia a dia do escritório, incluindo em relação a RH, administração, finanças, compras e serviços gerais.

MISSAO

Gerenciar e executar os procedimentos administrativos da Iberdrola Renewables Portugal através das diferentes ferramentas de gestão corporativa da empresa.

PRINCIPAIS TAREFAS

• Supervisionar a gestão de faturas e fornecer relatórios de despesas regulares ao superior;
• Recepção de faturas em encomendas e acompanhamento de seu registro e pagamento;
• Elaboração de relatórios com o andamento das solicitações de necessidade, pedidos e recebimentos para acompanhamento.
• Armazenamento dos comprovativos do cumprimento dos marcos de pagamentos definidos em contratos.
• Elaboração de relatórios com o andamento das solicitações de necessidade, pedido e recebimentos para acompanhamento.
• Solicitar e revisar a documentação de suporte para registro (NIF/CIF, certificados de residência, certificados bancários, etc);
• Interlocução com os departamentos corporativos envolvidos nos diversos procedimentos administrativos
• Arquivar, redigir, preparar, transcrever e manter documentação relevante para uso interno e externo;

• Coordenar assuntos do escritório, incluindo materiais;
• Coordenar processos administrativos para aquisição de bens e serviços;
• Atuar como contato para provedores de serviços;
• Registro de fornecedores;
• Organizar eventos;
• Garantir que as tarefas sejam organizadas e priorizadas de forma eficaz;
• Criar e gerir um directorio de recursos partilhados (repositório único e centralizado) com acesso a todos e que permita identificar o número de agentes de forma simples e inequívoca e a correcta rastreabilidade da informaçao (comprovaçao dos contratos), bem como a correta implementaçao dos controles definidos nos protocolos atuais
• Ser uma fonte confiável de troca de informações e comunicação com o RH para as ações do dia a dia operacional;
• Coordenar requisitos complexos de viagem e acomodação;
• Como parte dessa função, o candidato será exposto a informações confidenciais, portanto, deverá ter níveis máximos de discrição e integridade em todos os momentos;

QUALIFICAÇOES E HABILIDADES REQUERIDAS

• Educaçao minima de Ensino médio. Educaçao a nível universitário será considerada uma vantagem;
• Proficiência em português. Conhecimentos de inglês e espanhol serão considerados uma vantagem;
• Fortes habilidades no pacote office, incluindo gestão de planilhas excel;
• Capacidade de trabalhar de forma autônoma para gerenciar várias tarefas e priorizar agendas;
• Boa capacidade de organização e gestão do tempo trabalhando com precisao, rapidez e atenção aos detalhes;
• Abordagem proativa, flexível e prática para trabalhar;
• Flexível, colaborativo e boa capacidade de trabalhar em equipe.