ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
Iberdrola Renewables Portugal busca pessoa organizada, eficiente e proativa para integrar a equipe de renováveis sediada em Lisboa. O candidato atuará como assistente administrative e será responsável pela organizaçao do dia a dia do escritório, incluindo em relação a RH, administração, finanças, compras e serviços gerais.
MISSAO
Gerenciar e executar os procedimentos administrativos da Iberdrola Renewables Portugal através das diferentes ferramentas de gestão corporativa da empresa.
PRINCIPAIS TAREFAS
- Supervisionar a gestão de faturas e fornecer relatórios de despesas regulares ao superior;
- Recepção de faturas em encomendas e acompanhamento de seu registro e pagamento;
- Elaboração de relatórios com o andamento das solicitações de necessidade, pedidos e recebimentos para acompanhamento.
- Armazenamento dos comprovativos do cumprimento dos marcos de pagamentos definidos em contratos.
- Elaboração de relatórios com o andamento das solicitações de necessidade, pedido e recebimentos para acompanhamento.
- Solicitar e revisar a documentação de suporte para registro (NIF/CIF, certificados de residência, certificados bancários, etc);
- Interlocução com os departamentos corporativos envolvidos nos diversos procedimentos administrativos
- Arquivar, redigir, preparar, transcrever e manter documentação relevante para uso interno e externo;
- Coordenar assuntos do escritório, incluindo materiais;
- Coordenar processos administrativos para aquisição de bens e serviços;
- Atuar como contato para provedores de serviços;
- Registro de fornecedores;
- Organizar eventos;
- Garantir que as tarefas sejam organizadas e priorizadas de forma eficaz;
- Criar e gerir um directorio de recursos partilhados (repositório único e centralizado) com acesso a todos e que permita identificar o número de agentes de forma simples e inequívoca e a correcta rastreabilidade da informaçao (comprovaçao dos contratos), bem como a correta implementaçao dos controles definidos nos protocolos atuais
- Ser uma fonte confiável de troca de informações e comunicação com o RH para as ações do dia a dia operacional;
- Coordenar requisitos complexos de viagem e acomodação;
- Como parte dessa função, o candidato será exposto a informações confidenciais, portanto, deverá ter níveis máximos de discrição e integridade em todos os momentos;
QUALIFICAÇOES E HABILIDADES REQUERIDAS
- Educaçao minima de Ensino médio. Educaçao a nível universitário será considerada uma vantagem;
- Proficiência em português. Conhecimentos de inglês e espanhol serão considerados uma vantagem;
- Fortes habilidades no pacote office, incluindo gestão de planilhas excel;
- Capacidade de trabalhar de forma autônoma para gerenciar várias tarefas e priorizar agendas;
- Boa capacidade de organização e gestão do tempo trabalhando com precisao, rapidez e atenção aos detalhes;
- Abordagem proativa, flexível e prática para trabalhar;
- Flexível, colaborativo e boa capacidade de trabalhar em equipe.