Office Manager

Publicado 18 Maio 2018

TLC MARKETING

Lisboa (Engenharia)


OBJETIVOS DO TRABALHO


Responsável por várias áreas essenciais ao bom funcionamento da nossa operação, incluindo a área de receção mas também várias áreas ligadas a políticas e processos da empresa, iniciativas de recursos humanos e de motivação a colaboradores e de organização geral, incluindo funcionar como ponto de contacto físico e telefónico inicial entre a agência e os seus visitantes.
PRINCIPAIS TAREFAS

Responsável por um funcionamento eficiente do escritório, incluindo todas as tarefas administrativas necessárias ao bom funcionamento da agência.
Garantir a ordem e as melhores condições e iniciativas possíveis para assegurar a produtividade e motivação geral das equipas num ambiente dinâmico de elevada pressão.
Criar um ambiente de celebração da conquista diário e eventos diferenciadores que sejam unificadores para a equipa, incluindo festas, encontros e atividades da equipa.
Atuar como embaixador global do Office Management em todo o Grupo, garantindo a preocupação existente com planos de formação e treino de colaboradores, exposição e recolha de materiais de campanhas promocionais, celebrações de aniversários e datas relevantes para a empresa.

Tarefas administrativas variadas que incluem:
Gestão de agenda, contacto com fornecedores, gestão de contactos e administrativa de processos e deslocações.
Atender o telefone, transferir e filtrar chamadas e receber os visitantes. Tratar de todo o correio da empresa, envios e recebimentos, bem como das encomendas que chegam.
Garantir que os equipamentos de escritório, como impressoras, faxes, sistema de telefone, redes de internet, etc, estão em pleno funcionamento. Organização e gestão de todos os recursos e reuniões no escritório, incluindo papelaria, stocks de papel e amostras.
Entradas e saídas dos colaboradores da empresa, gestão de férias e faltas dos funcionários.

COMPETÊNCIAS E PERFIL

Experiência de trabalho em ambientes com elevado ritmo de trabalho orientados para a prestação de serviços de excelência e com elevados padrões.
Capacidade de uma permanente reinvenção, espírito de iniciativa, proactividade e rápida capacidade de resolução de problemas.
Criatividade e engenho na criação de iniciativas sempre privilegiando o sentido humano e a cultura empresarial.
Elevado brio e contante procura de melhoria e evolução profissional
Fluente em inglês. Domínio do Microsoft Office.
Elevado sentido de responsabilidade e organização. Gosto por multistasking e capacidade de resistência ao stress.
Atitude positiva em relação ao trabalho e com capacidade de inspirar a mudança.
Capacidade natural de construir boas relações de trabalho.