OFFICE MANAGER & EXECUTIVE ASSISTANT

Publicado 05 Julho 2018

NBCC Consulting

Lisboa (Engenharia)


OFFICE MANAGER & EXECUTIVE ASSISTANT

A NBCC CONSULTING é uma empresa de tecnologias de informação totalmente orientada para o Cliente e que desde a sua fundação em 2010, tem por missão prestar serviços de consultoria, desenvolvimento, implementação e manutenção de sistemas de informação que contribuam para o progresso da sociedade e para os objetivos dos nossos Clientes.
A nossa cultura, motivação e espírito de missão aliadas à competência e ao talento, tem-nos permitido atingir com sucesso, todos os desafios a que nos temos proposto ao longo destes anos.
Fomos recentemente distinguidos com o estatuto PME Líder atribuído pelo IAPMEI e que tem por base as melhores notações de rating e indicadores económico-financeiros.

Para envolvimento em projeto em empresa, procuramos profissional com o seguinte perfil:

Objectivo

Responsável por várias áreas essenciais ao bom funcionamento da Companhia, incluindo a área de recepção, as áreas ligadas a políticas e processos da empresa, iniciativas de recursos humanos e de motivação a colaboradores e de organização geral, incluindo funcionar como ponto de contacto físico e telefónico para todos os Colaboradores, Clientes e Visitantes.

Descrição da Função

Responsável pelo eficiente funcionamento do escritório, incluindo todas as tarefas administrativas necessárias.
Garantir a ordem e as melhores condições e iniciativas possíveis para assegurar a produtividade e motivação de todos os colaboradores da Companhia num ambiente que é dinâmico e de elevada pressão.
Criar um ambiente de celebração da conquista diário e eventos diferenciadores que sejam unificadores para a equipa, incluindo festas, encontros e atividades da equipa.
Atuar como embaixador(a) global da Companhia.

Exemplo de algumas tarefas

  • Gestão da Agenda da Administração;
  • Contacto e negociação com fornecedores;
  • Gestão de contactos;
  • Gestão administrativa de processos e deslocações;
  • Atendimento telefónico, transferência e filtragem de chamadas;
  • Recepção aos visitantes da Empresa;
  • Tratamento de todo o correio e encomendas que a enviar ou que chegam por este meio;
  • Garantir que os equipamentos de escritório, tais como impressoras, faxes, sistema de telefone, redes informáticas, acesso à internet, etc, estão em pleno funcionamento;
  • Organização e gestão de todas as condições de operação do escritório, incluindo a gestão e aparência das salas de reunião, economato;
  • Gestão da operação da copa;
  • Entradas e saídas dos colaboradores da empresa, gestão de férias, faltas dos funcionários;
  • Gestão dos Seguros e Fringe Benefits dos colaboradores;
  • Todos os aspectos administrativos, burocráticos e logísticos relativos à formação e treino de colaboradores;
  • Materiais relativos a Marketing, exposições, Feiras, etc;
  • Celebrações de aniversários e datas relevantes para a empresa;
  • Organização de eventos;
  • Controlo das Notas de Encomenda dos Clientes necessárias à facturação;
  • Preparação de todos os dados para a contabilidade proceder à facturação e pagamento dos salários

Competências e Perfil

  • Experiência de trabalho em ambientes com elevado ritmo de trabalho orientados para a prestação de serviços de excelência e com elevados padrões;
  • Capacidade de uma permanente reinvenção, espírito de iniciativa, proactividade e rápida capacidade de resolução de problemas;
  • Criatividade e engenho na criação de iniciativas sempre privilegiando o sentido humano e a cultura empresarial;
  • Elevado brio e constante procura de melhoria e evolução profissional;
  • Fluente em inglês;
  • Domínio do Microsoft Office;
  • Experiência com programas informáticos de contabilidade é um factor interessante para a avaliação do CV mas não é de todo eliminatório.

Elevado sentido de responsabilidade e organização

  • Gosto por multistasking e capacidade de resistência ao stress;
  • Atitude positiva em relação ao trabalho e com capacidade de inspirar a mudança;
  • Capacidade natural de construir boas relações de trabalho

Oferecemos:

  • Uma empresa orientada para a excelência e em grande crescimento;
  • Integração em equipa ambiciosa e dinâmica;
  • Uma carreira profissional alinhada com o desempenho;
  • Salário competitivo e com fortes incentivos para colaboradores ambiciosos e empreendedores;
  • Oportunidade de evolução de carreira;
  • Prémios de Desempenho;
  • Remuneração consoante a experiência demonstrada.